Travle dager for HABOs forvaltningsavdeling

Økonomi- og forvaltningsleder Anne Wahlstrøm (sittende) og hennes kolleger Heidi Lagerholt (bak fra venstre), Malin Thøgersen og Madeleine Dahl-Nielsen i HABOs forvaltningsavdeling har lagt til rette for en god gjennomføring av generalforsamlingen og årsmøtet i boligselskapene. - Møt opp, engasjer deg og avgi stemme, er deres klare oppfordring. 

Det er tid for gjennomføring av generalforsamling og årsmøter i borettslag og sameier, og i år kan boligselskapene velge mellom fysisk eller digitalt møte. - Vi har spurt hvert enkelt styre hvordan de ønsker å gjennomføre møtet, og rundt en tredel vil fortsette å ha det digitalt, sier HABOs økonomi- og forvaltningsleder Anne Wahlstrøm.

De siste ukene har vært svært travle for Anne og hennes kolleger Malin Thøgersen, Heidi Lagerholt og Madeleine Dahl-Nielsen i HABOs forvaltningsavdeling. Jentene fordeler de ca. 120 borettslagene og sameiene seg i mellom og bistår styrene helt fra innkalling til gjennomføring og registrering av vedtak i etterkant. I år har de booket ekstra store møterom for de som skal avholde fysisk generalforsamling, sier økonomi- og forvaltningslederen.

- Selv om det nå er «fritt fram» for å omgås fysisk, er det forståelig at spesielt mange av lagenes eldre medlemmer og de med underliggende sykdommer er engstelige for å bli smittet.  Derfor har vi sørget for at de frammøtte skal ha mulighet til å holde god avstand, og at møtet kan gjennomføres på en trygg måte for alle.  

Kan velge plattform

Borettslagsloven og eierseksjonsloven har tidligere stilt krav om at generalforsamlinger og årsmøter måtte avholdes som fysiske møter. Med covid-19 ble det innført en midlertidig forskrift for at møtene kunne avholdes som digitale møter. I fjor ble det imidlertid vedtatt permanente endringer, som åpner for at sameier og borettslag kan avholde årsmøter og generalforsamlinger på digitale plattformer.  

Regjeringen mener at endringen styrker hensynet til beboerdemokratiet, ved at digitale løsninger åpner for mer fleksibilitet og større mulighet for at flere deltar og bruker sin stemme. Det er dermed opp til styret å bestemme om det skal gjennomføres fysiske eller digitale møter.

- Men selv om man velger digital gjennomføring, hvor medlemmene har en uke på seg til å avlegge stemme, er det en del krav til gjennomføringen som skal være oppfylt, minner Wahlstrøm om.

Tenk på beboerne

- Det er viktig at styrene tenker gjennom hva som vil fungere best i eget borettslag eller sameie for å få med flest mulig av beboerne, og det er ikke alle beboere som er bekvemme med den digitale plattformen. Det kan i praksis føre til at disse settes utenfor eierdemokratiet i sitt eget lag. Og om sakene som skal til behandling krever samtidige diskusjoner og avklaringer - ikke bare et ja eller nei - kan det vanskelig la seg gjøre digitalt.

 - Men vi ser også at det har vært bra frammøte digitalt, så begge former for gjennomføring har sine fordeler. Men igjen; her er det viktig at styrene tar hensyn til beboerne når de skal beslutte gjennomføringsformen.  Uansett oppfordrer vi alle til å møte opp, engasjere seg og bruke sin stemme.

 Har effektivisert styrearbeidet

To år med koronapandemi har ført til at det generelle styrearbeidet har blitt heldigitalisert, og Anne gir honnør til alle som har lært seg å ta i bruk den digitale styreportalen. Det letter arbeidet for både styrene og forvaltningen - og ikke minst samler det dokumentasjon for all framtid.

- Slik sett har pandemien presset fram den digitale utviklingen. Men vi må ikke bruke det som påskudd at vi ikke snakker sammen, minner hun om.

-----------

- Kan du tenke deg en jobb som styreleder?

Har du tid til overs, har organisasjonsbakgrunn og lyst på en bijobb? Da kan et oppdrag som styreleder være noe for deg, sier Anne Wahlstrøm. - Og flere lag trenger også styremedlemmer, legger hun til.

Det er ingen hemmelighet at flere borettslag sliter med å besette styrevervene fra egne rekker, av ulike årsaker. Wahlstrøm sender derfor ut en oppfordring til haldensere som kunne tenke seg en slik bijobb.

- Det er en betalt jobb, og egner seg for de som har litt tid til overs. Det kan være pensjonister eller andre med litt tid de gjerne vil fylle. Å være styreleder handler om å ta gode beslutninger på beboernes vegne og i tråd med lovverket.

Hvilke kvalifikasjoner bør man ha?

- De må være gode på å planlegge og gjennomføre møter og tiltak, og gjerne med ledererfaring fra organisasjonslivet gjennom idrett, kultur, fagforening, speidern eller andre frivillige organisasjoner. Har de erfaring med styreverv tidligere i nærings- eller foreningslivet, er det selvsagt en fordel.

Man behøver ikke selv være bosatt i et borettslag, og man trenger ikke være bygningsekspert, understreker hun.

- Alle får innføring i hva styrearbeidet innebærer, og de får hjelp til å ivareta bygningsmassen. Vår tekniske avdeling kan ta ansvar for løpende tilsyn og vedlikehold, samt påta seg rollen som prosjektleder ved eventuelle oppgraderinger. Og vi hjelper selvsagt med til den regnskapsmessige delen.

 Hvor lang tidsperiode må man binde seg for?  

- Vanligvis blir man valgt inn for to år om gangen, men det er fullt mulig å prøve det ut gjennom ett år. Høres det interessant ut, ikke nøl med å ta kontakt, oppfordrer hun.